Jäsenkontaktointi – henkilökohtaista huolenpitoa jäsenille

Proaktiivinen ja henkilökohtainen yhteydenpito jäsenyyden aikana on yksi tehokkaimmista keinoista vahvistaa jäsenkokemusta. Kun järjestö ottaa aktiivisesti yhteyttä, jäsen kokee, että hänen tilanteensa huomioidaan ja hänestä välitetään. Soitto ei ole vain kuulumisten kysymistä, vaan se lisää tietoisuutta jäsenyyden eduista, kannustaa hyödyntämään palveluita ja luo tunteen, että jäsenyys todella tuo arvoa. Tutkimusten ja kokemuksemme mukaan tämä näkyy suoraan siinä, että jäsenyyden elinkaari pitenee ja eroprosentti pienenee.

Kontaktoinnin ajankohdat suunnitellaan aina yhdessä järjestön kanssa. Usein parhaat tulokset saavutetaan silloin, kun soitto osuu luonnolliseen käännekohtaan elämässä tai jäsenyydessä: valmistumiseen, perhevapaalle siirtymiseen, diagnoosin muutokseen tai tilanteeseen, jossa jäseneltä puuttuu olennaisia tietoja. Yhtä lailla soitto voi olla ystävällinen muistutus maksamattomasta jäsenmaksusta, kutsu osallistua tapahtumaan tai vuosittainen yhteydenotto kuulumisten vaihtamiseksi. Joissakin järjestöissä on hyviä kokemuksia mallista, jossa jokaiselle jäsenelle soitetaan säännöllisin väliajoin, esimerkiksi joka toinen vuosi, ilman sen suurempaa syytä. Näistä kontakteista syntyy usein arvokasta ja yllätyksellistä tietoa jäsenistön tarpeista ja odotuksista.

Vaikka tärkein hyöty on jäsenpidon vahvistuminen, soittojen kautta syntyy myös paljon lisäarvoa. Jäseniltä voidaan kerätä palautetta valituista teemoista, kartoittaa kiinnostusta toimia järjestön aktiivirooleissa tai saada suoraa kokemustietoa palveluiden laadusta. Samalla jäsenille voidaan kertoa uusista eduista ja mahdollisuuksista, joista he eivät ehkä muuten olisi tietoisia. Näin kontaktointi toimii myös palveluiden markkinointina ja jäsenten aktivoinnin välineenä.

Jokaisesta yhteydenotosta jää selkeä jälki. Soitoista tehdään huolelliset muistiinpanot joko meidän järjestelmäämme tai yhdessä suunniteltuun lomakkeeseen. Lopuksi järjestö saa kattavan raportin, jossa jokainen kontakti on dokumentoitu. Tämä tieto on äärimmäisen arvokasta jäsenkokemuksen kehittämisessä: sen avulla voidaan tunnistaa trendejä, saada kiinni ajoissa mahdollisia ongelmia ja suunnitella uusia toimenpiteitä jäsenten tarpeisiin vastaamiseksi.

Jäsenkontaktointi ei siis ole vain yksittäisiä puheluita, vaan kokonaisuus, joka sitouttaa jäsenet vahvemmin osaksi yhteisöä, tarjoaa heille aidon kokemuksen huolenpidosta ja antaa järjestölle konkreettista tietoa sen toiminnan ja palveluiden kehittämiseen.

Ota yhteyttä lomakkeella, niin suunnitellaan teille sopiva projekti jäsenten kontaktoimiseksi!
Tomi Kouva
050-3219589
tomi@membri.fi

Ota yhteyttä